Polityka prywatności danych klientów firmy Oerlikon Balzers

1. Definicje

Dane osobowe: oznaczają wszelkie informacje, które mogą bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować osobę, takie jak imię i nazwisko, dane kontaktowe, funkcja, numer identyfikacyjny, identyfikator internetowy;

Administrator Danych: osoba prawna, która samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby Przetwarzania Danych Osobowych;

Przetwarzanie oznacza każdą operację lub zestaw operacji, które są wykonywane na Danych Osobowych lub na zbiorach Danych Osobowych, w sposób zautomatyzowany lub nie, takie jak gromadzenie, zapisywanie, organizacja, strukturyzacja, przechowywanie, adaptacja lub zmiana, odzyskiwanie, konsultacje, wykorzystanie, ujawnianie poprzez transmisję, rozpowszechnianie lub udostępnianie w inny sposób, dostosowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

2. Administrator danych

Administrator danych jest osobą prawną odpowiedzialną za gromadzenie, wykorzystywanie i przetwarzanie Twoich danych osobowych oraz za zapewnienie zgodności z obowiązującym prawem o ochronie danych.

Oerlikon Surface Solutions AG i każdy z oddziałów Oerlikon Balzers działają indywidualnie jako Administrator Danych w odniesieniu do zarządzania danymi swoich klientów, potencjalnych klientów, kontaktów zewnętrznych. Podmiotem Oerlikon, który jest prawnie odpowiedzialny za gromadzenie, wykorzystywanie i przetwarzanie Twoich danych osobowych, jest podmiot Oerlikon Balzers, z którym się kontaktujesz lub z którym masz zawartą umowę.

Jeżeli jednak różne podmioty Oerlikon Balzers udostępniają sobie dane klientów w celu proponowania lub świadczenia usług zbiorczo na rzecz tego samego klienta, zaangażowane podmioty Oerlikon Balzers działają jako współadministratorzy Danych w związku z wykorzystaniem danych osobowych tego samego klienta. Oznacza to, że ponoszą zbiorową odpowiedzialność za wykorzystanie takich danych.

3. Kiedy rejestrujemy Twoje dane osobowe w naszym CRM?

Twoje dane osobowe będziemy rejestrować w naszych systemach, jeśli:

• przekazałeś nam swoje służbowe dane kontaktowe podczas konferencji, spotkania lub innego wydarzenia lub za pośrednictwem formularzy kontaktowych na naszej stronie internetowej ORAZ;
• Informujesz nas, że jesteś zainteresowany zostaniem jednym z naszych kontaktów biznesowych, uzyskaniem informacji lub rozmową o tym, jak moglibyśmy współpracować LUB
• Jesteś naszym obecnym klientem, partnerem.

4. Jakie dane osobowe o Tobie zbieramy?

Biorąc pod uwagę, że sprzedajemy nasze produkty i usługi wyłącznie klientom korporacyjnym, gromadzimy dane osobowe w ograniczonym zakresie.

Dane osobowe (w tym Twoje), które zbieramy, to przede wszystkim:

• Dane identyfikacyjne (np. imię, nazwisko, tytuł);
• służbowe dane kontaktowe (np. adres e-mail, numer telefonu, adres, kraj);
• Dane zawodowe/służbowe takie jak: Twoja funkcja, tytuł, dział, firma, dla której pracujesz, omawiane projekty lub umowy realizowane razem i związana z nimi komunikacja (np. negocjacje, sprawy serwisowe, prośby o usługi, produkty, monitorowanie wykonania usług, informacje o planowanych i / lub minione terminy);
• Informacje o wyrażonej zgodzie w szczególności na działania w zakresie marketingu bezpośredniego (np. data złożenia, zakres zgody).

5. Dlaczego zbieramy i wykorzystujemy Twoje dane osobowe?

Będziemy wykorzystywać Twoje dane osobowe w zakresie niezbędnym do następujących celów:

• Centralizacja naszych danych kontaktowych, dokumentów i komunikacji z każdym z naszych klientów, potencjalnymi klientami, kontaktami zewnętrznymi, w tym partnerami;
• Zarządzanie naszymi relacjami z Tobą w efektywny sposób;
• Ocena możliwości i zainteresowania współpracą z Tobą;
• Negocjowanie, zawieranie i wykonywanie naszych umów oraz zarządzanie nimi (np. fakturowanie, dostawa usług; gwarancja, administracja kontem, spotkania);
• Wypełnianie naszych zobowiązań prawnych (np. zwalczanie korupcji, konfliktów interesów, udostępnianie wymaganych Danych Osobowych instytucjom rządowym, właściwym organom lub sądom na żądanie),
• Ochrona naszych praw i interesów w przypadku sporu sądowego
• Ochrona bezpieczeństwa naszych systemów i informacji;
• Zarządzanie działaniami marketingu bezpośredniego (za uprzednią zgodą) oraz organizowanie wydarzeń, targów i spotkań z klientami.

6. Podstawy prawne przetwarzania danych

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w oparciu o obowiązujące przepisy o ochronie danych.

Poza UE / EOG, gdy podstawą prawną przetwarzania Danych Osobowych jest tylko zgoda, będziemy gromadzić Twoje dane osobowe na podstawie zgody. Jeżeli zgoda nie jest jedyną możliwą podstawą prawną do gromadzenia, wykorzystywania Twoich danych osobowych, będziemy gromadzić Twoje dane osobowe w oparciu o odpowiednią podstawę prawną.

Na terenie UE / EOG obowiązującym prawem o ochronie danych jest ogólne rozporządzenie UE o ochronie danych 2016/679 (RODO) i przetwarzamy Twoje dane osobowe w oparciu o następujące podstawy prawne wynikające z RODO:

• Twoja zgoda (Art. 6 ust. 1 lit. a, art. 7, art. 9 ust. 2 lit. a RODO).
  • w przypadku działań marketingu bezpośredniego. Jeśli odnosimy się do Twojej zgody jako podstawy prawnej przetwarzania Twoich Danych Osobowych, możesz odwołać swoją zgodę w dowolnym momencie w przyszłości;
• Konieczność zawarcia z Państwem stosunku umownego i wypełnienia naszych zobowiązań umownych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), na przykład, gdy śledzimy wszelkie płatności, odtwarzamy i rejestrujemy komunikację z Tobą lub Twoją firmą w związku ze świadczeniem usługi.
• Konieczność realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów lub prawnie uzasadnionych interesów osób trzecich (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w szczególności:
  • rejestrowanie Twoich Danych Osobowych w naszych systemach używanych do zarządzania naszymi relacjami z Tobą i wykorzystywanie takich Danych Osobowych w celu zarządzania naszymi relacjami z Tobą, komunikowania się z Tobą
  • kiedy angażujemy usługodawców w celu uzyskania wsparcia z zakresu IT;
  • gdy organizujemy spotkania biznesowe lub targi, imprezy, kolacje i rejestrujemy w tym celu Twoje wymagania dotyczące rejestracji i diety;
  • kiedy wykorzystujemy Dane Osobowe, aby ulepszyć sposób interakcji z Tobą oraz nasze procesy obsługi i sprzedaży;
  • kiedy archiwizujemy naszą komunikację w celu obrony naszych praw i interesów przed sądem lub organem nadzoru w przypadku audytu lub postępowania sądowego;
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO): ma to miejsce, gdy archiwizujemy informacje ze względów podatkowych, prowadzimy ewidencję płatności dokonanych przez klienta, wskazujemy beneficjenta rzeczywistego umowy, przeprowadzamy audyty, analizy i inspekcje naszych systemów pod kątem bezpieczeństwa naszych klientów.

7. Ujawnienie danych osobowych

Będziemy udostępniać Twoje Dane Osobowe poniższym podmiotom w zakresie niezbędnym do uzyskania wsparcia w naszej działalności oraz realizacji celów, o których mowa w punkcie 5:

• OC Oerlikon Management AG w celach raportowania i wsparcia w naszej działalności;
• Oerlikon IT Solutions (OIS) i zewnętrzni dostawcy w zakresie wsparcia IT, konserwacji, przechowywania danych;
• Dostawcy zewnętrzni, którzy wspierają nas w naszej działalności;
• Profesjonalni konsultanci, banki, firmy ubezpieczeniowe, certyfikowani księgowi, prawnicy, doradcy podatkowi;
• Współorganizatorzy wydarzeń, w których chcesz uczestniczyć, za Twoją zgodą;
• Właściwe instytucje rządowe, organy lub sądy na żądanie, jeśli jest to wymagane przez prawo lub w razie potrzeby, w celu obrony naszych praw w postępowaniu sądowym.

Usługodawcy zewnętrzni mają dostęp tylko do Danych Osobowych, których potrzebują do wykonania swoich określonych zadań, podpisujemy z nimi umowę powierzenia przetwarzania danych, aby zapewnić ochronę Danych Osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych.

W przypadku fuzji, łączenia firm, restrukturyzacji, wspólnych przedsięwzięć lub podobnych okoliczności, Twoje Dane Osobowe mogą zostać udostępnione spółce przejmującej lub połączonej, z zastrzeżeniem warunków naszej umowy z Twoją firmą lub wymaganej zgody.

8. Transfer danych do innego kraju

Nasze systemy używane do zarządzania relacjami z klientami są przechowywane i utrzymywane w Liechtensteinie.

Jednak ze względu na nasz globalny zasięg, naszą zdecentralizowaną organizację i zasoby ludzkie oraz globalną infrastrukturę IT, podmioty mające dostęp do danych osobowych wymienione w sekcji 7 powyżej mogą znajdować się za granicą i w krajach, które mogą nie zapewniać tego samego poziomu ochrony danych jak kraj, w którym masz siedzibę / miejsce zwykłego pobytu.

Należy pamiętać, że w przypadku, gdy Twoje Dane Osobowe muszą zostać przekazane za granicę (a w szczególności poza UE / EOG / Szwajcarię, do państw, które według Komisji Europejskiej mają niższe niż UE standardy ochrony danych), Twoje dane osobowe będą chronione przez:

• Umowę o przekazywaniu i przetwarzaniu danych Oerlikon Intra Group, która została podpisana przez wszystkie podmioty należące do grupy Oerlikon. Niniejsza umowa oparta jest na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej i chroni Twoje Dane Osobowe w przypadku przesyłania ich za granicę podmiotom Oerlikon.
• Umowę o przekazanie danych, jeśli odbiorca Twoich Danych Osobowych nie jest członkiem Grupy Oerlikon lub inną odpowiednią umowę, jeśli umowa o przekazanie danych nie jest wymagana przez obowiązujące przepisy o ochronie danych.

9. Okres przechowywania danych

Twoje Dane Osobowe przechowujemy tylko przez okres niezbędny do realizacji celów wymienionych w punkcie 5.

W przypadku potencjalnych klientów przechowujemy ich Dane Osobowe tak długo, jak długo jesteśmy z nimi kontakcie, analizujemy ich potrzeby, a oni przekazują nam informacje i przedstawiają swoje oczekiwania. Jeżeli po ocenie ich potrzeb jako potencjalnego klienta uznamy, że nie jesteśmy w stanie sprostać ich żądaniom/pytaniom, możemy jednostronnie podjąć decyzję o usunięciu ich Danych Osobowych z naszych systemów. Usuniemy również ich Dane osobowe, jeśli nas o to poproszą (pod warunkiem, że nie musimy ich archiwizować ze względów prawnych).

W przypadku klientów, zasadniczo będziemy przechowywać ich dane osobowe przez okres trwania naszego stosunku umownego, a następnie archiwizujemy je i przechowujemy do czasu upływu terminów przedawnienia potencjalnych roszczeń, jeśli istnieje prawny obowiązek ich przechowywania / jeśli jest to konieczne do obrony naszych praw przed sądem lub organem nadzorczym. Jeśli jesteś stałym klientem od dłuższego czasu, możemy również przechowywać Twoje dane osobowe po wygaśnięciu umowy w celu ułatwienia zarządzania Twoimi przyszłymi zamówieniami.

E-maile zarejestrowane w naszych systemach zarządzania relacjami z klientami są usuwane po zakończeniu sprawy (np. zapytanie, propozycja biznesowa, wycena) po 6 latach. Informacje, które mogą mieć znaczenie w odniesieniu do odpowiedzialności za produkt, są usuwane po 12 latach od zakończenia umowy. Jeśli Twoje dane osobowe są archiwizowane w wyżej wymienionych celach, będą one bezpiecznie przechowywane i wykorzystywane tylko w powyższych celach. Ponadto, Dane Osobowe zawarte w dokumentach mających znaczenie dla kwestii księgowych i podatkowych będą przechowywane przez okresy wskazane w odpowiednich przepisach obowiązującego prawa tj. pięciu lub dziesięciu lat z okresem bezpieczeństwa 2 lata.

Każdego roku, pod koniec danego roku kalendarzowego, analizujemy wszystkie nasze kontakty i sprawdzamy, czy nadal są istotne i konieczne, aby je utrzymać. Jeśli nie ma potrzeby biznesowej, wymogu umownego lub prawnego do dalszego przechowywania Twoich danych osobowych, zostaną one usunięte. Na przykład, dane osobowe potencjalnego klienta zostaną usunięte z naszych systemów, jeśli nie były prowadzone z nim rozmowy / kontakty przez okres jednego roku.

10. Jak zarządzać swoją zgodą na bezpośrednie wiadomości marketingowe i wypisać się?

Jeśli chcesz otrzymywać zaproszenia na nasze wydarzenia, kartki z życzeniami, materiały o naszych usługach, możesz kliknąć odpowiedni link, umieszczony w automatycznej wiadomości CRM, którą otrzymujesz, gdy tylko zostaniesz zarejestrowany w naszych systemach, lub wysłać zapytanie e-mailem do sprzedawcy, z którym się kontaktujesz.

Jeśli wyraziłeś zgodę na otrzymywanie informacji marketingowych, takich jak zaproszenia na wydarzenia, biuletyny, kartki z życzeniami lub inne materiały marketingowe związane z naszymi usługami, możesz ją odwołać w dowolnym momencie, klikając link „Anuluj subskrypcję” znajdujący się w wiadomości e-mail, którą otrzymałeś w ramach subskrypcji lub w jakiejkolwiek inne komercyjnej wiadomości e-mail wysłanej do Ciebie.

11. Twoje prawa do danych osobowych

W zależności od obowiązującego na danym terytorium prawa o ochronie danych osobowych, Ty jako osoba, której dane są przetwarzane możesz mieć uprawnienia do¹:

• Uzyskania wiedzy, czy zbieramy dane osobowe o Tobie i do jakich celów oraz uzyskać ich kopię;
• zażądania sprostowania lub usunięcia Twoich Danych Osobowych, jeśli są one nieprawidłowe, niekompletne, nieaktualne lub nie ma już podstawy prawnej do ich przechowywania przez Oerlikon;
• zażądania ograniczenia lub zaprzestania wykorzystywania danych osobowych i / lub sprzeciwienia się wykorzystywaniu przez nas danych osobowych, jeśli masz uzasadniony interes, aby to zrobić. W przypadku wniesienia sprzeciwu zaprzestaniemy przetwarzania Twoich Danych Osobowych, chyba że będziemy w stanie podać okoliczności, które są nadrzędne wobec Twoich interesów, praw lub wolności, np. jeśli musimy je zachować ze względów prawnych, bronić naszych praw przed sądem, mamy zobowiązanie gwarancyjne lub jest to związane z przestrzeganiem naszych zobowiązań umownych.
• jeśli korzystamy z niektórych Twoich Danych Osobowych, na podstawie Twojej zgody, masz prawo do przenoszenia danych dotyczących tych Danych Osobowych. W takim przypadku możesz zażądać uzyskania od nas swoich danych osobowych w ustrukturyzowanej, ogólnej i nadającej się do odczytu maszynowego formie lub przekazania ich do innego, wybranego przez Ciebie podmiotu.
• Jeśli zebraliśmy o Tobie Twoje dane osobowe w oparciu o Twoją zgodę, możesz w każdej chwili cofnąć swoją zgodę (na przykład, jeśli nie chcesz już otrzymywać od nas wiadomości handlowych);
• Możesz również zakwestionować i poprosić o weryfikację wszelkich decyzji, które zostałyby podjęte w stosunku do Ciebie w oparciu o zautomatyzowany proces przetwarzania danych, jeśli ma to istotny wpływ na Twoje prawa;
• Możesz wnieść skargę do organu nadzorczego (w Polsce – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), jeśli uznasz, że Twoje Dane Osobowe były przetwarzane z naruszeniem obowiązującego prawa o ochronie danych lub Twoje prawa zostały naruszone.

Aby zrezygnować z otrzymywania naszych marketingowych wiadomości e-mail, postępuj zgodnie ze wskazówkami w sekcji 10.

Aby uzyskać proste potwierdzenie, że Oerlikon przechowuje Twoje dane osobowe lub skorygować Twoje służbowe dane kontaktowe, skontaktuj się z przedstawicielem handlowym, z którym pozostajesz w kontakcie za pośrednictwem poczty elektronicznej. Musisz podać odpowiednie informacje w celu potwierdzenia swojej tożsamości, jak na przykład nr dowodu osobistego.

W przypadku jakichkolwiek innych wniosków lub jakichkolwiek wątpliwości dotyczących naszej polityki prywatności lub sposobu, w jaki firma Oerlikon wykorzystuje Twoje dane osobowe, skontaktuj się bezpośrednio z naszym inspektorem ochrony danych pod adresem privacy.corporate(at)oerlikon.com.

Kontaktując się z naszym inspektorem ochrony danych w celu realizacji przysługujących Ci praw, prosimy o podanie: imienia, nazwiska, nazwy firmy, dla której pracujesz, służbowych danych kontaktowych (odpowiedź zostanie przesłana na te dane kontaktowe), oddział firmy Oerlikon i / lub sprzedawcę, z którym się kontaktujesz, Twoją sprawę lub prośbę, Dane Osobowe objęte Twoim żądaniem, istotne informacje potwierdzające Twoją tożsamość jak na przykład kopia/nr dowodu osobistego (będzie to wykorzystane tylko przez czas niezbędny do zweryfikowania Twojej tożsamości a następnie usunięte).

Data Sierpień 2020

---

¹ Prawa te opierają się na RODO, ale nie wszystkie obowiązują we wszystkich krajach. Generalnie kraje zapewniają przynajmniej prawo dostępu do Danych Osobowych i prawo do żądania sprostowania Danych Osobowych, które są nieprawidłowe lub niekompletne.