1. Definições
Dados pessoais: significam qualquer informação que possa, direta ou indiretamente, identificar um indivíduo, tal como um nome, dados de contacto, função, número de identificação, identificador em linha;
Controlador de Dados: significa a entidade jurídica que, sozinha ou em conjunto com outras, determina as finalidades e os meios do Tratamento de Dados Pessoais;
Tratamento significa qualquer operação ou conjunto de operações que seja realizada sobre Dados Pessoais ou sobre conjuntos de Dados Pessoais, seja ou não por meios automatizados, tais como recolha, registo, organização, estruturação, armazenamento, adaptação ou alteração, recuperação, consulta, utilização, divulgação por transmissão, difusão ou qualquer outra forma de disponibilização, alinhamento ou combinação, restrição, apagamento ou destruição.
2. Controlador de Dados
O Controlador de Dados é a entidade legal responsável pela recolha, utilização e processamento dos seus Dados Pessoais e encarregado de assegurar o cumprimento da lei de proteção de dados aplicável.
A Oerlikon Surface Solutions AG, e cada uma das suas filiais Oerlikon Balzers, atuam individualmente como Controlador de Dados em relação à gestão dos seus próprios clientes, clientes potenciais, contactos externos. A entidade Oerlikon que é legalmente responsável pela recolha, utilização, processamento dos seus Dados Pessoais é a entidade Oerlikon Balzers com a qual está em contacto ou tem um contrato.
Contudo, quando diferentes entidades da Oerlikon Balzers partilham dados de clientes a fim de propor ou prestar serviços coletivamente ao mesmo cliente, as entidades envolvidas da Oerlikon Balzers atuam como Controladores de Dados conjuntos em relação à utilização dos dados pessoais do mesmo cliente, isso significa que são coletivamente responsáveis pela utilização de tais dados.
3. Quando é que registamos os seus dados pessoais no nosso CRM?
Registaremos os seus Dados Pessoais nos nossos sistemas, se:
- nos fornecer os seus dados de contacto profissional durante uma conferência, reunião ou qualquer outro evento ou através dos nossos formulários de contacto no sítio Web E;
- nos informar que está interessado em ser um dos nossos contactos comerciais, obter informações ou discutir como podemos trabalhar em conjunto OU
- for um cliente, parceiro existente.
4. Que dados pessoais recolhemos sobre si?
Dado que vendemos os nossos produtos e serviços apenas a clientes empresariais, recolhemos Dados Pessoais limitados.
Os Dados Pessoais que geralmente recolhemos sobre si são principalmente:
- Dados de identificação (por exemplo, nome, apelido, título);
- Dados de contacto profissionais (por exemplo, email, número de telefone, morada, país);
- Dados profissionais como a sua função, título, departamento, empresa para a qual trabalha, projetos discutidos ou contratos seguidos em conjunto e comunicações relacionadas (ex.: negociação, casos de serviço, pedido sobre serviços, produtos, acompanhamento da execução de serviços, informações sobre prazos planeados e/ou ultrapassados);
- Informação sobre qualquer consentimento concedido, nomeadamente para atividades de marketing direto (por exemplo, data de envio, âmbito do consentimento).
5. Porque é que recolhemos e utilizamos os seus Dados Pessoais?
Utilizaremos os seus Dados Pessoais na medida do necessário para os seguintes fins:
- Centralização dos nossos contactos, documentos e comunicações com cada um dos nossos clientes, potenciais clientes, contactos externos, incluindo parceiros;
- Gerir a nossa relação consigo de uma forma eficiente;
- Avaliação de oportunidades de e interesse em fazer negócios consigo;
- Negociação, conclusão e execução e gestão dos nossos contratos (por exemplo, faturação, prestação de serviços; garantia, administração de contas, reuniões);
- Cumprimento das nossas obrigações legais (por exemplo, luta contra suborno, conflito de interesses, divulgação dos dados pessoais necessários a instituições governamentais, autoridades competentes ou tribunais, mediante pedido),
- Proteção dos nossos direitos e interesses em caso de litígio
- Proteção da segurança dos nossos sistemas e informação;
- Gestão de atividades de marketing direto (sujeito a consentimento prévio) e organização de eventos, feiras comerciais e reuniões de clientes.
6. Bases legais para o Tratamento de dados
Processamos os seus Dados Pessoais com base na lei de proteção de dados aplicável.
Fora da UE/EEE, quando o fundamento legal para o processamento de Dados Pessoais for apenas o consentimento, recolheremos os seus dados pessoais com base no consentimento. Se o consentimento não for o único fundamento legal possível para a recolha, utilizando os seus dados pessoais, recolheremos os seus dados pessoais com base no fundamento legal aplicável.
Dentro da UE/EEE, a lei de proteção de dados aplicável é o Regulamento Geral de Proteção de Dados 2016/679 (RGPD) da UE, e processamos os seus dados pessoais com base nos seguintes fundamentos jurídicos RGPD:
- O seu consentimento (Art. 6 § 1 S. 1 alínea a), Art. 7, Art. 9 § 2 alínea a) RGPD).
- Este é o caso das atividades de marketing direto. Se nos referirmos ao seu consentimento como base legal para o processamento dos seus Dados Pessoais, então poderá revogar o seu consentimento em qualquer altura;
- A necessidade de estabelecer uma relação contratual consigo e de cumprir as nossas obrigações contratuais (Art. 6 § 1 S. 1 alínea b) RGPD) como, por exemplo, quando seguimos qualquer pagamento, lemos e registamos comunicações consigo ou com a sua empresa em relação à prestação de um serviço.
- A necessidade de prosseguir os nossos legítimos interesses, ou os legítimos interesses de terceiros (Art. 6 Abs. 1 S. 1 alínea f) RGPD), especialmente:
- registar os seus dados pessoais nos nossos sistemas utilizados para a gestão da nossa relação consigo e utilizar esses dados pessoais para gerir a nossa relação consigo, comunicar consigo
- quando contratamos fornecedores para obter apoio de uma perspetiva de TI;
- quando organizamos reuniões de negócios ou feiras comerciais, eventos, jantares e registamos a sua inscrição e requisitos dietéticos para este fim;
- quando utilizamos Dados Pessoais para melhorar a forma como interagimos consigo e os nossos serviços e processos de venda;
- quando arquivamos as nossas comunicações a fim de defender os nossos direitos e interesses perante um tribunal ou um regulador em caso de auditoria ou litígio;
- Uma obrigação legal (Art. 6, § 1 c) RGPD): este é o caso quando arquivamos informação por razões fiscais, guardamos provas de um pagamento feito por um cliente, indicamos o beneficiário final de um contrato, fazemos qualquer diligência devida relativamente aos clientes nos nossos sistemas.
7. Divulgação de dados pessoais
Partilharemos os seus Dados Pessoais com as entidades abaixo indicadas, onde e na medida do necessário, para obter apoio na nossa atividade e assegurar as finalidades mencionadas na Secção 5:
- OC Oerlikon Management AG para efeitos de relatórios, e apoio nas nossas operações;
- Oerlikon IT Solutions (OIS) e fornecedores externos para apoio informático, manutenção, armazenamento;
- Fornecedores externos que nos apoiam relativamente às nossas operações;
- Consultores profissionais, bancos, companhias de seguros, contabilistas certificados, advogados, consultores fiscais;
- Coorganizadores de eventos em que deseja participar, com o seu consentimento;
- Instituições governamentais, autoridades ou tribunais competentes a pedido, se legalmente exigido ou se necessário, para defender os nossos direitos num litígio.
Os prestadores de serviços externos só têm acesso aos Dados Pessoais de que necessitam para a execução das suas tarefas específicas, assinamos com eles um acordo de tratamento de dados para assegurar a proteção de Dados Pessoais em conformidade com as leis de proteção de dados aplicáveis.
Em caso de união, fusão, reestruturação, coempresa, procedimento semelhante, os seus Dados Pessoais podem ser partilhados com a empresa adquirente ou assimilada, sujeito aos termos do nosso acordo com a sua empresa e a qualquer consentimento necessário.
8. Transferência de dados para um país estrangeiro
Os nossos sistemas utilizados para fins de gestão das relações com os clientes são armazenados e mantidos no Liechtenstein.
Contudo, devido à nossa pegada global, à nossa organização descentralizada e recursos humanos, e à infraestrutura global de TI, as entidades que têm acesso aos Dados Pessoais, tal como listadas na Secção 7 acima, podem estar localizadas no estrangeiro e em países que podem não fornecer o mesmo nível de proteção de dados que o seu próprio país.
Por favor note que onde os seus Dados Pessoais devam ser transferidos para o estrangeiro (e em particular para fora da UE/EEE/Suíça, para países "não adequados" de acordo com a Comissão Europeia) os seus Dados Pessoais serão protegidos por:
- Acordo Oerlikon Intra Group Data Transfer and Processing Agreement, que foi assinado por todas as entidades Oerlikon do grupo. Este acordo baseia-se nas cláusulas contratuais padrão da Comissão Europeia e protege os seus Dados Pessoais quando transferidos para entidades da Oerlikon no estrangeiro.
- Um acordo de transferência de dados se o destinatário dos seus Dados Pessoais não for membro do Grupo Oerlikon ou qualquer outro acordo apropriado, se um acordo de transferência de dados não for exigido pela lei de proteção de dados aplicável.
9. Período de retenção de dados
Armazenamos os seus Dados Pessoais apenas durante o período de tempo necessário para cumprir as finalidades listadas na Secção 5.
Geralmente, para potenciais clientes, guardamos os seus Dados Pessoais enquanto estivermos em contacto, analisarmos as suas necessidades, partilharem as suas expetativas connosco. Se após avaliação das suas necessidades como potencial cliente, considerarmos do que não somos capazes de responder positivamente, podemos unilateralmente decidir apagar os seus Dados Pessoais dos nossos sistemas. Eliminaremos também os seus Dados Pessoais se nos pedir para o fazermos (desde que não tenhamos de os arquivar por razões legais).
Para os clientes, geralmente conservamos os seus Dados Pessoais durante a duração da nossa relação contratual e depois arquivamo-los para o estatuto de prescrição, se houver uma obrigação legal de os conservar ou se for necessário para defender os nossos direitos perante um tribunal ou regulador. Se é um cliente regular desde há muito tempo, podemos também manter os seus Dados Pessoais após o fim de um acordo com o objetivo de facilitar a gestão dos seus futuros pedidos.
Os emails registados nos nossos sistemas de gestão de relações com clientes são apagados após o encerramento do caso (ex.:, Caso, Oportunidade, Orçamento) após 6 anos. A informação que pode tornar-se relevante no que respeita à responsabilidade pelo produto é eliminada 12 anos após o cumprimento do contrato Se os seus Dados Pessoais forem arquivados para os fins acima mencionados, serão guardados em segurança e acedidos apenas para os fins acima mencionados. Além disso, os Dados Pessoais incluídos em documentos com relevância em matéria contabilística e fiscal serão conservados por períodos de retenção legal de cinco ou dez anos com um período de segurança de 2 anos.
Todos os anos, no final do respetivo ano civil, analisamos todos os nossos contactos e verificamos se ainda são relevantes e necessitamos mantê-los. Se não houver necessidade comercial, contratual ou legal de armazenamento adicional dos seus Dados Pessoais, então estes serão eliminados. Por exemplo, se não tivermos tido contacto de um potencial cliente ou contacto externo que não seja um cliente durante um ano, e ele/ela já não responder às nossas mensagens, os seus Dados Pessoais serão eliminados dos nossos sistemas.
10. Como gerir o seu consentimento para mensagens de marketing direto e cancelar a sua subscrição?
Se desejar receber convites para os nossos eventos, cartões de felicitação, materiais sobre os nossos serviços, pode clicar na ligação correspondente, inserida na mensagem automática CRM que recebe assim que estiver registado nos nossos sistemas, ou enviar o seu pedido por email para o vendedor com quem está em contacto.
Se estiver subscrito para receber atividades de marketing tais como convites para eventos, boletins informativos, cartões de felicitação ou materiais de marketing relacionados com os nossos serviços, pode revogar o seu consentimento a qualquer momento, clicando na ligação "Cancelar subscrição" incluída no email de confirmação que recebeu após a subscrição ou em qualquer email comercial que lhe tenha sido enviado.
11. Os seus direitos sobre os seus Dados Pessoais
Dependendo da lei de proteção de dados aplicável, poderá ter direito a1:
- saber se recolhemos Dados Pessoais sobre si e para que fins e obter uma cópia dos mesmos;
- solicitar a correção ou eliminação dos seus Dados Pessoais se estiverem incorretos, incompletos, desatualizados ou se já não existir fundamento legal para que a Oerlikon os guarde;
- solicitar a restrição ou cessação da utilização dos seus Dados Pessoais e/ou opor-se à nossa utilização dos seus Dados Pessoais se tiver um interesse legítimo para o fazer. Em caso de objeção, terminaremos o tratamento dos seus Dados Pessoais, a menos que possamos apresentar razões obrigatórias que se sobreponham aos seus interesses, direitos ou liberdades, como por exemplo, se precisarmos de os manter por razões legais, defender os nossos direitos perante um tribunal, cobrir uma obrigação de garantia ou cumprir as nossas obrigações contratuais.
- se utilizarmos alguns dos seus Dados Pessoais, com base no seu consentimento, tem o direito à portabilidade dos dados sobre estes Dados Pessoais. Neste caso, pode exigir-nos os Dados Pessoais que nos foram fornecidos de forma estruturada, geral e legível por máquina, ou que os transmitamos para outra entidade à sua escolha
- Se recolhemos dados pessoais sobre si com base no seu consentimento, pode revogar o seu consentimento em qualquer altura (por exemplo, se não quiser receber mais mensagens comerciais da nossa parte);
- Pode também contestar e pedir a verificação de qualquer decisão que seria tomada a seu respeito com base num processo automatizado, se afetar significativamente os seus próprios direitos;
- Pode apresentar uma reclamação à sua autoridade de controlo se considerar que os seus Dados Pessoais foram processados em violação da lei de proteção de dados aplicável ou que os seus direitos foram violados.
Para anular a subscrição dos nossos emails de marketing, por favor siga as orientações da Secção 10.
Para obter uma simples confirmação de que a Oerlikon detém os seus Dados Pessoais ou para obter a correção dos seus dados de contacto profissionais, por favor envie um email ao vendedor com quem está em contacto. Deve fornecer informação relevante para provar a sua identidade, como a cópia do CC.
Para qualquer outro pedido, ou se tiver alguma preocupação sobre a nossa política de privacidade ou a forma como a Oerlikon utiliza os seus Dados Pessoais, contacte diretamente o nosso Responsável pela Proteção de Dados em privacy.corporate(at)oerlikon.com.
Quando contactar o nosso Responsável pela Proteção de Dados (Global Data Protection Officer) para o seu pedido, queira indicar: o seu nome, apelido, nome da empresa para a qual trabalha, os seus dados profissionais de contacto (a resposta será enviada para estes dados de contacto), a empresa Oerlikon e/ou o vendedor com quem está em contacto, a sua preocupação ou pedido, os Dados Pessoais abrangidos pelo seu pedido, informações relevantes para provar a sua identidade como cópia do CC (será utilizada apenas o tempo necessário para verificar a sua identidade e depois eliminada).
Data: agosto de 2020
1 Estes direitos baseiam-se no RGPD, mas não são necessariamente aplicáveis em todos os países. Geralmente os países preveem pelo menos o direito de acesso aos Dados Pessoais e o direito a obter a correção dos Dados Pessoais que estejam incorretos ou incompletos.