1. Definice
Osobními údaji se rozumí veškeré informace, které mohou přímo nebo nepřímo identifikovat jednotlivce, jako je jméno, kontaktní údaje, funkce, identifikační číslo, online identifikátor;
Správcem údajů se rozumí právnická osoba, která samostatně nebo společně s ostatními určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů;
Zpracováním se rozumí jakákoliv operace nebo soubor operací, které jsou prováděny s osobními údaji nebo se soubory osobních údajů, automatizovanými i neautomatizovanými prostředky, jako je shromažďování, zaznamenávání, organizace, strukturování, ukládání, přizpůsobování nebo pozměňování, vyhledávání, konzultace, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jiné zpřístupnění, vyrovnání nebo kombinace, omezení, výmaz nebo zničení.
2. Správce údajů
Správce údajů je právnickou osobou odpovědnou za shromažďování, používání a zpracování Vašich osobních údajů a za zajištění souladu s platnými právními předpisy o ochraně osobních údajů.
Společnost Oerlikon Surface Solutions AG a každá z jejích poboček společnosti Oerlikon Balzers jedná individuálně jako správce údajů ve vztahu k řízení vlastních klientů, potencionálních klientů, externích kontaktů. Subjekt Oerlikon, který je právně odpovědný za shromažďování, používání, zpracování Vašich osobních údajů, je subjekt Oerlikon Balzers, se kterým jste v kontaktu nebo s nímž máte smlouvu.
Pokud však různé subjekty společnosti Oerlikon Balzers sdílejí údaje o klientech za účelem navrhnout nebo poskytovat služby společně stejnému klientovi, dotčené subjekty Oerlikon Balzers jednají jako společní správci údajů v souvislosti s používáním osobních údajů téhož klienta, znamená to, že jsou za použití těchto údajů společně odpovědné.
3. Kdy zaznamenáme Vaše osobní údaje do našeho systému CRM?
Vaše osobní údaje budeme zaznamenávat v našich systémech, pokud:
- jste nám poskytl Vaše profesní kontaktní údaje během konference, schůzky nebo jiné akce nebo prostřednictvím našich webových stránek skrz kontaktní formulář;
- dal jste nám vědět, že máte zájem být jedním z našich obchodních kontaktů, chcete získat informace nebo diskutovat o tom, jak bychom mohli spolupracovat
- jste stávající klient, partner.
4. Jaké osobní údaje o Vás shromažďujeme?
Vzhledem k tomu, že naše produkty a služby prodáváme pouze firemním klientům, shromažďujeme omezené osobní údaje.
Osobní údaje, které o Vás obecně shromažďujeme, jsou především:
- identifikační údaje (např. jméno, příjmení, titul);
- Profesní kontaktní údaje (např. e-mailová adresa, telefonní číslo, adresa, země);
- Profesní údaje jako Vaše funkce, titul, oddělení, společnost, pro kterou pracujete, projekty diskutované nebo smlouvy, které jsou společně sledovány a související komunikace (např. vyjednávání, servisní případy, žádost o služby, produkty, sledování realizace služeb, informace o plánovaných a/nebo minulých termínech);
- Informace o jakémkoli souhlasu uděleném zejména pro činnosti přímého marketingu (např. datum podání, rozsah souhlasu).
5. Proč shromažďujeme a používáme osobní údaje o Vás?
Vaše osobní údaje použijeme v rozsahu nezbytném pro následující účely:
- centralizace našich kontaktních údajů, dokumentů a komunikace s klienty, potencionálními klienty, externími kontakty včetně partnerů;
- efektivní řízení našeho vztahu s Vámi;
- vyhodnocení příležitostí a toho, zda máme zájem s Vámi obchodovat;
- vyjednávání, uzavírání a správa našich smluv (např. fakturace, poskytování služeb, záruka, správa účtů, schůzky);
- plnění našich zákonných povinností (např. boj proti úplatkářství, střet zájmů, zveřejňování požadovaných osobních údajů vládním institucím, příslušným orgánům nebo soudům na požádání),
- ochrana našich práv a zájmů v případě soudního sporu
- ochrana bezpečnosti našich systémů a informací;
- řízení přímých marketingových aktivit (s předchozím souhlasem) a organizování akcí, veletrhů a setkání se zákazníky.
6. Právní základy pro zpracování údajů
Vaše osobní údaje zpracováváme na základě platných právních předpisů o ochraně osobních údajů.
Mimo EU/ EEA, pokud je právním důvodem pro zpracování osobních údajů pouze souhlas, budeme Vaše osobní údaje shromažďovat na základě souhlasu. Pokud souhlas není jediným možným právním důvodem pro shromažďování Vašich osobních údajů, budeme shromažďovat Vaše osobní údaje na základě platných právních důvodů.
V rámci EU/ EEA je platným zákonem o ochraně osobních údajů obecné nařízení EU o ochraně osobních údajů 2016/679 (GDPR) a Vaše osobní údaje zpracováváme na základě následujících právních důvodů GDPR:
- Váš souhlas (čl. 6 odst. 1 S. 1 lit. a), čl. 7, čl. 9 odst. 2 lit. a) GDPR).
- To je případ přímých marketingových činností. Pokud Váš souhlas označujeme jako právní základ pro zpracování Vašich osobních údajů, můžete svůj souhlas kdykoli v budoucnosti odvolat;
- Nutnost uzavřít s Vámi smluvní vztah a splnit naše smluvní závazky (čl. 6 odst. 1 s. 1 lit. b) GDPR), jako například při provádění jakékoli platby, čtení a zaznamenávání komunikace s Vámi nebo Vaší společností v souvislosti s poskytováním služby.
- Nutnost sledovat naše oprávněné zájmy nebo oprávněné zájmy třetích stran (článek 6 odst. 1 S. 1 lit. f) GDPR), zejména:
- zaznamenávání Vašich osobních údajů v našich systémech používaných pro správu našeho vztahu s Vámi a používání těchto osobních údajů za účelem řízení našeho vztahu s Vámi, komunikace s Vámi
- když zapojíme dodavatele, aby získali podporu z hlediska IT;
- když pořádáme obchodní jednání nebo veletrhy, akce, večeře a zaznamenáváme Vaše registrační a dietní požadavky pro tento účel;
- používáme-li osobní údaje ke zlepšení interakce mezi Vámi a našimi servisními a prodejními procesy;
- když archivujeme naši komunikaci za účelem ochrany našich práv a zájmů před soudem nebo regulačním orgánem v případě auditu nebo soudního sporu;
- Zákonná povinnost (čl. 6 odst. 1 c) GDPR): to je případ, kdy archivujeme informace z daňových důvodů, uchováváme důkazy o platbě provedené klientem, uvádíme konečného příjemce smlouvy, provádíme hloubkovou kontrolu klientů v našich systémech.
7. Zpřístupnění osobních údajů
Vaše osobní údaje budeme sdílet s níže uvedenými subjekty, pokud je to nezbytné, abychom získali podporu v naší činnosti a zajistili účely uvedené v části 5:
- OC Oerlikon Management AG pro účely podávání zpráv a podporu v našich operacích;
- Oerlikon IT Solutions (OIS) a externí dodavatelé pro účely IT podpory, údržby, uchovávání;
- Externí dodavatelé, kteří nás podporují v souvislosti s našimi operacemi;
- Profesionální konzultanti, banky, pojišťovny, certifikovaní účetní, právníci, daňoví poradci;
- Spoluorganizátoři akcí, kterých se chcete zúčastnit, s Vaším souhlasem;
- Příslušné vládní instituce, orgány nebo soudy na požádání, pokud je to vyžadováno zákonem nebo v případě potřeby, hájit naše práva v soudním sporu.
Externí poskytovatelé služeb mají přístup pouze k osobním údajům, které potřebují k plnění svých konkrétních úkolů, podepisujeme s nimi smlouvu o zpracování údajů, abychom zajistili ochranu osobních údajů v souladu s platnými zákony na ochranu osobních údajů.
V případě fúze, restrukturalizace, společného podniku, podobného postupu mohou být Vaše osobní údaje sdíleny s nabývanou nebo sloučenou společností, s výhradou podmínek naší dohody s Vaší společností a veškerého požadovaného souhlasu.
8. Přenos dat do cizí země
Naše systémy používané pro účely řízení vztahů se zákazníky jsou uloženy a udržovány v Lichtenštejnsku.
Avšak díky globální působnosti naší decentralizované organizaci a globální IT infrastruktuře mohou být subjekty, které mají přístup k osobním údajům, jak je uvedeno výše v části 7, umístěny v zahraničí a v zemích, které nemusí poskytovat stejnou úroveň ochrany údajů jako Vaše země.
Vezměte prosím na vědomí, že pokud musí být Vaše osobní údaje přeneseny do zahraničí (a zejména mimo EU/EEA/Švýcarsko, do "neadekvátních" zemí podle Evropské komise), budou Vaše osobní údaje chráněny buď:
- Smlouva o přenosu a zpracování dat uvnitř skupiny Oerlikon, kterou podepsaly všechny subjekty skupiny Oerlikon. Tato smlouva je založena na standardních smluvních doložkách Evropské komise a chrání Vaše osobní údaje při jejich převodu do zahraničí subjektům společnosti Oerlikon.
- Smlouva o přenosu údajů, pokud příjemce Vašich osobních údajů není členem skupiny Oerlikon nebo jakékoli jiné vhodné smlouvy, pokud to nevyžaduje příslušný zákon o ochraně osobních údajů.
9. Doba uchovávání údajů
Vaše osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelů uvedených v části 5.
Obecně platí, že pro potencionální klienty uchováváme jejich osobní údaje tak dlouho, dokud jsme v kontaktu, analyzujeme jejich potřeby, sdílejí s námi svá očekávání. Pokud po vyhodnocení jejich potřeb jako potencionálního klienta považujeme, než nejsme schopni na ni odpovědět kladně, můžeme se jednostranně rozhodnout o vymazání jejich osobních údajů z našich systémů. Jejich osobní údaje také smažeme, pokud o to požádají (za předpokladu, že je z právních důvodů nemusíme archivovat).
Obecně budeme uchovávat osobní údaje klientů po dobu trvání našeho smluvního vztahu a poté je archivovat po promlčecí lhůtu, pokud existuje zákonná povinnost je ponechat nebo pokud je to nutné k obraně našich práv před soudem nebo regulačním orgánem. Pokud jste již dlouhou dobu pravidelným klientem, můžeme také uchovávat Vaše osobní údaje po ukončení smlouvy za účelem usnadnění správy Vašich budoucích objednávek.
E-maily zaznamenané v našich systémech CRM jsou po uzavření případu smazány (např. případ, příležitost, nabídka) po 6 letech. Informace, které mohou být relevantní, pokud jde o odpovědnost za výrobek, se vymažou 12 let po plnění smlouvy. Pokud jsou Vaše osobní údaje archivovány pro výše uvedené účely, budou bezpečně uchovávány a přístupné pouze pro výše uvedené účely. Kromě toho, pokud budou osobní údaje obsažené v dokumentech týkajících se účetnictví a daňových záležitostí uchovávány po dobu povinného uchovávání pěti nebo deseti let s bezpečnostním obdobím 2 let.
Každý rok, na konci příslušného kalendářního roku, analyzujeme všechny naše kontakty a ověřujeme, zda je stále relevantní a nutné je uchovávat. Pokud neexistuje žádná obchodní potřeba, smluvní nebo právní požadavek na další ukládání Vašich osobních údajů, budou smazány. Pokud jsme například během jednoho roku neslyšeli o potencionálním klientovi nebo externím kontaktu jiném než o klientovi a ona/ona na naše zprávy stále odpovídá, jeho osobní údaje budou z našich systémů smazány.
10. Jak spravovat svůj souhlas s přímým marketingovým sdělením a odhlášením?
Pokud chcete dostávat pozvánky na naše akce, materiály o našich službách a podobně, můžete kliknout na příslušný odkaz vložený do automatické CRM zprávy, kterou obdržíte, jakmile jste zaznamenáni v našich systémech, nebo poslat svůj požadavek e-mailem prodejci, se kterým jste v kontaktu.
Pokud jste se přihlásili k odběru marketingových aktivit, jako jsou pozvánky na akce, buletiny, nebo marketingové materiály související s našimi službami, můžete svůj souhlas kdykoli odvolat kliknutím na odkaz "Odhlásit se" obsažený buď v potvrzovacím e-mailu, který jste obdrželi po přihlášení, nebo v jakémkoli komerčním e-mailu, který Vám byl zaslán.
11. Vaše práva k Vašim osobním údajům
V závislosti na platných právních předpisech o ochraně osobních údajů můžete mít práva1:
- vědět, zda o Vás shromažďujeme osobní údaje a pro jaké účely, a získat jejich kopii;
- požadovat opravu nebo výmaz Vašich osobních údajů, pokud jsou nesprávné, neúplné, zastaralé nebo pokud již neexistuje žádný právní důvod pro jejich uložení;
- požádat o omezení nebo ukončení používání Vašich osobních údajů a/nebo vznést námitku proti našemu použití Vašich osobních údajů, pokud máte oprávněný zájem tak učinit. V případě námitky ukončíme zpracování Vašich osobních údajů, pokud nebudeme mít povinné důvody, které převažují nad Vašimi zájmy, právy nebo svobodami, například pokud je potřebujeme ponechat z právních důvodů, bránit naše práva před soudem, pokrýt záruční povinnost nebo splnit naše smluvní závazky;
- pokud používáme některé z Vašich osobních údajů, máte na základě Vašeho souhlasu právo na přenositelnost těchto osobních údajů. V takovém případě můžete požadovat, abyste od nás získali osobní údaje, které nám byly poskytnuty ve strukturované, obecné a strojově čitelné podobě, nebo aby byly předány jinému subjektu podle Vašeho výběru.
- pokud jsme o Vás na základě Vašeho souhlasu shromáždili osobní údaje, můžete svůj souhlas kdykoli odvolat (například pokud od nás nechcete dostávat další komerční zprávy);
- můžete také napadnout a požádat o ověření jakéhokoli rozhodnutí, které by bylo přijato o Vás na základě automatizovaného procesu, pokud to významně ovlivňuje Vaše vlastní práva;
- žádost můžete podat u svého dozorového úřadu, pokud se domníváte, že Vaše osobní údaje byly zpracovány v rozporu s platnými zákony o ochraně osobních údajů nebo že byla porušena Vaše práva.
Chcete-li se odhlásit z odběru našich marketingových e-mailů, postupujte podle pokynů v části 10.
Chcete-li získat jednoduché potvrzení, že o Vás společnost Oerlikon uchovává osobní údaje, nebo získat opravu Vašich odborných kontaktních údajů, kontaktujte prosím prodejce, se kterým jste v kontaktu, e-mailem. Musíte poskytnout příslušné informace k prokázání Vaší totožnosti, jako kopii občanského průkazu.
V případě jakýchkoli dalších požadavků nebo máte-li jakékoli obavy ohledně našich zásad ochrany osobních údajů nebo způsobu, jakým společnost Oerlikon používá Vaše osobní údaje, obraťte se přímo na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů na adrese privacy.corporate(at)oerlikon.com.
Pokud se obrátíte na našeho globálního pověřence pro ochranu osobních údajů, uveďte prosím: Vaše jméno, příjmení, jméno společnosti, pro kterou pracujete, Vaše profesní kontaktní údaje (odpověď bude zaslána na tyto kontaktní údaje), společnost Oerlikon a / nebo prodejce, se kterým jste v kontaktu, Vaše obavy nebo žádost, osobní údaje, na které se vztahuje Vaše žádost , příslušné informace k prokázání Vaší totožnosti jako kopie občanského průkazu (bude použita pouze čas potřebný k ověření Vaší identity a poté smazán).
Datum: srpen 2020
1 Tato práva jsou založena na GDPR, ale nemusí nezbytně všechny platit ve všech zemích. Obecně platí, že země poskytují alespoň právo na přístup k osobním údajům a právo na opravu osobních údajů, které jsou nesprávné nebo neúplné.
