Oerlikon Balzers Datenschutzrichtlinie für Kundendaten

1. Begriffsbestimmungen

Personenbezogene Daten: bezeichnet alle Informationen, mit deren Hilfe eine Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann, wie zum Beispiel einen Namen, Kontaktdaten, die Funktion, eine Kennnummer oder eine Online-Kennung.

Datenverantwortlicher: bezeichnet die juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Verarbeitung: bezeichnet jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

2. Datenverantwortlicher

Der Datenverantwortliche ist die juristische Person, die für die Erhebung, die Verwendung und die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie die Erfüllung des anwendbaren Datenschutzrechts verantwortlich ist.

Die Oerlikon Surface Solutions AG und jedes verbundene Unternehmen von Oerlikon Balzers agieren im Zusammenhang mit der Verwaltung ihrer eigenen Kunden, Interessenten und externen Kontakten jeweils einzeln als Datenverantwortlicher. Das Oerlikon-Unternehmen, das rechtlich für die Erhebung, Verwendung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich ist, die das Oerlikon Balzers Unternehmen, mit dem Sie in Kontakt stehen oder einen Vertrag haben.

Wenn jedoch verschiedene Oerlikon Balzers Unternehmen untereinander Kundendaten austauschen, um gemeinsam dem gleichen Kunden Dienstleistungen anzubieten oder zu erbringen, agieren die betreffenden Oerlikon Balzers Unternehmen im Zusammenhang mit der Verwendung der personenbezogenen Daten dieses gleichen Kunden als gemeinsam für die Verarbeitung verantwortliche Datenverantwortliche. Das bedeutet, dass sie gemeinsam für die Verwendung solcher Daten verantwortlich sind.

3. Wann erfassen wir personenbezogene Daten über Sie in unserem CRM?

Wir erfassen Ihre personenbezogenen Daten in unseren Systemen, wenn Sie:

• uns während einer Konferenz, einer Sitzung oder einer sonstigen Veranstaltung oder über die Kontaktformulare auf unserer Website Ihre geschäftlichen Kontaktdaten geben UND
• uns mitteilen, dass Sie daran interessiert sind, einer unserer Geschäftskontakte zu sein, Informationen zu erhalten oder eine Zusammenarbeit zu besprechen ODER
• ein bestehender Kunde oder Partner sind.

4. Welche personenbezogenen Daten erfassen wir über Sie?

Da wir unsere Produkte und Dienstleistungen nur an Firmenkunden verkaufen, erfassen wir beschränkte personenbezogene Daten.

Bei den personenbezogenen Daten, die wir in der Regel über Sie erfassen, handelt es sich hauptsächlich um:

• Identifikationsdaten (z. B. Vorname, Nachname, Position)
• Geschäftliche Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse, Land)
• Geschäftliche Daten wie Ihre Funktion, Ihre Position, Ihre Abteilung, die Firma, für die Sie arbeiten, besprochene Projekte oder zusammen durchgeführte Verträge und dazugehörige Kommunikationen (z. B. Verhandlungen, Servicefälle, Service- und/oder Produktanfragen, Nachbearbeitung der Leistungsausführung. Informationen über geplante und/oder vergangene Fristen)
• Informationen über gewährte Einwilligungen, insbesondere für Direktmarketingaktivitäten (z. B. Einsendedatum, Umfang der Einwilligung).

5. Warum erfassen und verwenden wir personenbezogene Daten über Sie?

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies für die folgenden Zwecke notwendig ist:

• Die zentralisierte Führung unserer Kontaktdaten, Dokumente und Kommunikationen mit jedem unserer Kunden, Interessenten, externen Kontakte, einschließlich Partner
• Die effiziente Verwaltung unserer Beziehung mit Ihnen
• Die Bewertung von Chancen und unserem Interesse, mit Ihnen Geschäfte zu tätigen
• Die Aushandlung, den Abschluss, die Ausführung und die Verwaltung unserer Verträge (z. B. Rechnungsstellung, Erbringung von Dienstleistungen, Garantien, Accountverwaltung, Besprechungen)
• Die Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen (z. B. Bekämpfung von Bestechung, Interessenkonflikte, Offenlegung der erforderlichen personenbezogenen Daten gegenüber staatlichen Einrichtungen, den zuständigen Behörden oder Gerichten auf Anforderung)
• Den Schutz unserer Rechte und Interessen im Falle von Rechtsstreitigkeiten
• Den Schutz der Sicherheit unserer Systeme und Informationen
• Die Verwaltung von Direktmarketingaktivitäten (vorbehaltlich einer vorherigen Einwilligung) und die Organisation von Veranstaltungen, Messen und Kundentreffen

6. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung

Grundlage unserer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das anwendbare Datenschutzrecht.

Wenn außerhalb der EU / des EWR nur eine Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten darstellt, beruht unsere Erfassung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Einwilligung. Wenn die Einwilligung nicht die einzige Rechtsgrundlage für die Erfassung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten darstellt, beruht unsere Erfassung Ihrer personenbezogenen Daten auf der anwendbaren Rechtsgrundlage.

Innerhalb der EU / des EWR stellt die EU-Datenschutz-Grundverordnung 2016/679 (DSGVO) das anwendbare Datenschutzrecht dar und unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beruht auf den folgenden in der DSGVO vorgesehenen Rechtsgrundlagen:

• Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a), Art. 7, Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO).
  • Das ist der Fall bei Direktmarketingaktivitäten. Soweit wir uns bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihre Einwilligung berufen, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit in der Zukunft widerrufen.
• Der Notwendigkeit, eine vertragliche Beziehung mit Ihnen einzugehen und unsere vertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO), zum Beispiel bei der Leistung einer Zahlung, dem Lesen und Erfassen der Kommunikation mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen im Zusammenhang mit der Erbringung einer Dienstleistung
• Der Notwendigkeit, unsere berechtigten Interessen oder die von Dritten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO) zu verfolgen, insbesondere:
  • die Erfassung Ihrer personenbezogenen Daten in unseren Systemen, die zur Verwaltung unserer Beziehung mit Ihnen verwendet werden, und die Verwendung dieser personenbezogenen Daten zur Verwaltung unserer Beziehung mit Ihnen und zur Kommunikation mit Ihnen
  • Bei der Beauftragung von Anbietern, um IT-Support zu erhalten
  • Bei der Organisation von Geschäftstreffen oder Messen, Veranstaltungen und Abendessen sowie bei der Erfassung Ihrer Anmeldung und Ihrer Ernährungsbedürfnisse für diesen Zweck
  • Bei der Verwendung personenbezogener Daten zur Verbesserung der Art und Weise, wie wir mit Ihnen interagieren, sowie unserer Service- und Vertriebsprozesse
  • Bei der Archivierung unserer Kommunikationen, um im Falle einer Überprüfung oder Rechtsstreitigkeit unsere Rechte und Interessen vor Gericht oder vor einer Regulierungsbehörde zu verteidigen
• Einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO): Das ist der Fall, wenn wir Informationen aus steuerlichen Gründen archivieren, Belege einer von einem Kunden getätigten Zahlung aufbewahren, den Endbegünstigten eines Vertrags angeben oder eine Sorgfaltsprüfung in unseren Systemen in Bezug auf Kunden durchführen.

7. Offenlegung personenbezogener Daten

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an die nachstehenden Unternehmen weiter, soweit dies erforderlich ist, um Unterstützung bei unserer Tätigkeit zu erhalten und die in Paragraf 5 genannten Zwecke zu gewährleisten:

• OC Oerlikon Management AG für Berichterstattungszwecke und zur Unterstützung unseres Betriebs
• Oerlikon IT Solutions (OIS) und externe Anbieter für IT-Support-, -Wartungs- und Speicherungszwecke
• Externe Lieferanten, die uns hinsichtlich unseres Betriebs unterstützen
• Professionelle Berater, Banken, Versicherungsunternehmen, Wirtschaftsprüfer, Anwälte, Steuerberater
• Mitorganisatoren von Veranstaltungen, an denen Sie teilnehmen wollen, mit Ihrer Einwilligung
• Zuständige staatliche Einrichtungen, Behörden oder Gerichte, soweit das angefordert wird, gesetzlich erforderlich ist oder für die Verteidigung unserer Rechte in einem Rechtsstreit notwendig ist.

Externe Dienstleister haben nur Zugang zu den personenbezogenen Daten, die sie für die Ausführung ihrer spezifischen Aufgaben benötigen. Ferner unterschreiben wir mit ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag, um den Schutz der personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den anwendbaren Datenschutzgesetzen zu gewährleisten.

Im Falle einer Verschmelzung, einer Fusion, einer Umstrukturierung, eines Joint Ventures oder eines ähnlichen Vorgangs werden Ihre personenbezogenen Daten vorbehaltlich der Bedingungen unserer Vereinbarung mit Ihrem Unternehmen und der ggf. erforderlichen Einwilligungen an das übernehmende oder fusionierte Unternehmen weitergegeben.

8. Datenübermittlungen ins Ausland

Unsere für Kundenbeziehungsmanagementzwecke verwendeten Systeme werden in Liechtenstein gespeichert und unterhalten.

Aufgrund unserer globalen Präsenz, unserer dezentralen Organisation und Belegschaft und unserer globalen IT-Infrastruktur können sich die in Paragraf 7 aufgelisteten Unternehmen mit Zugang zu personenbezogenen Daten im Ausland und in Ländern befinden, die nicht das gleiche Datenschutzniveau bieten wie Ihr eigenes Land.

Bitte beachten Sie, dass wenn Ihre personenbezogenen ins Ausland übermittelt werden müssen (und insbesondere außerhalb der EU / des EWR / der Schweiz, an nicht geeignete Länder laut der Europäischen Kommission), werden Ihre personenbezogenen Daten durch Folgendes geschützt:

• Einen von allen Oerlikon Konzernunternehmen unterzeichneten konzerninternen Oerlikon Datenübermittlungs- und -verarbeitungsvertrag. Dieser Vertrag beruht auf den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und schützt Ihre personenbezogenen Daten, wenn diese an Oerlikon Unternehmen im Ausland übermittelt werden.
• Eine Datenübermittlungsvereinbarung, wenn der Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten kein Mitglied des Oerlikon Konzerns ist, oder eine andere geeignete Vereinbarung, wenn vom anwendbaren Datenschutzrecht keine Datenübermittlungsvereinbarung verlangt wird.

9. Dauer der Speicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie das für die in Paragraf 5 aufgelisteten Zwecke erforderlich ist.

Die personenbezogenen Daten von Interessenten bewahren wir grundsätzlich so lange auf, wie wir in Kontakt stehen, ihre Bedürfnisse analysieren und sie uns ihre Erwartungen mitteilen. Wenn wir nach der Bewertung ihrer Bedürfnisse als Interessenten der Auffassung sind, dass wir diese nicht angemessen erfüllen können, können wir ihre personenbezogenen Daten einseitig aus unseren Systemen löschen. Auch löschen wir ihre personenbezogenen Daten, wenn sie uns darum bitten (vorausgesetzt, dass wir diese nicht aus rechtlichen Gründen archivieren müssen).

Die personenbezogenen Daten von Kunden bewahren wir grundsätzlich für die Dauer unseres Vertragsverhältnisses auf. Danach archivieren wir diese bis zum Ablauf der Verjährungsfrist oder wenn eine rechtliche Verpflichtung besteht, diese aufzubewahren, oder wenn dies für die Verteidigung unserer Rechte vor Gericht oder einer Regulierungsbehörde notwendig ist. Wenn Sie seit langem ein regulärer Kunde sind, können wir Ihre personenbezogenen Daten auch nach dem Ende einer Vereinbarung für die Zwecke aufbewahren, zukünftige Aufträge zu erleichtern.

Die in unserem Kundenbeziehungsmanagementsystem erfassten E-Mails werden 6 Jahre nach Abschluss eines Vorgangs (z. B. Vorgang, Gelegenheit, Angebot) gelöscht. Informationen, die in Bezug auf eine Produkthaftung relevant werden könnten, werden 12 Jahre nach Erfüllung des Vertrags gelöscht. Wenn Ihre personenbezogenen Daten für die vorstehenden Zwecke archiviert werden, werden diese sicher aufbewahrt und nur für die vorstehenden Zwecke abgerufen. Außerdem werden personenbezogene Daten in Dokumenten, die für buchhalterische und steuerliche Angelegenheiten relevant sind, bis zum Ablauf der rechtlichen Aufbewahrungsfrist von fünf oder zehn Jahren mit einer Sicherheitsfrist von 2 Jahren aufbewahrt.

Jedes Jahr analysieren wir zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres alle unsere Kontakte und prüfen, ob deren Aufbewahrung weiterhin relevant und erforderlich ist. Wenn es für die weitere Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten keine geschäftliche, vertragliche oder rechtliche Notwendigkeit gibt, werden diese gelöscht. Wenn wir zum Beispiel ein Jahr lang nichts mehr von einem Interessenten oder einem externen Kontakt gehört haben und dieser nicht mehr auf unsere Nachrichten antwortet, werden seine personenbezogenen Daten aus unseren Systemen gelöscht.

10. Wie können Sie Ihre Einwilligung in den Erhalt von Direktmarketingnachrichten verwalten und diese abbestellen?

Wenn Sie Einladungen zu unseren Veranstaltungen, Grußkarten, oder Material über unsere Leistungen erhalten wollen, können Sie auf den entsprechenden Link in der automatischen CRM-Nachricht klicken, die Sie unmittelbar nach Ihrer Erfassung in unseren Systemen von uns erhalten, oder Ihre Anfrage per E-Mail an Ihren Ansprechpartner im Vertrieb senden.

Wenn Sie sich zum Erhaltung von Nachrichten im Rahmen von Marketingaktivitäten wie zum von Einladungen zu Veranstaltungen, Newsletter, Grußkarten oder Marketingmaterialien im Zusammenhang mit unseren Leistungen angemeldet haben, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie auf den Link "Abbestellen" entweder in der Bestätigungs-E-Mail, die Sie nach der Anmeldung erhalten haben, oder in jeder Ihnen gesendeten geschäftlichen E-Mail klicken.

11. Ihre Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten

Je nach anwendbarem Datenschutzrecht, können Sie das Recht haben¹:

• zu wissen, ob und für welche Zwecke wir personenbezogene Daten über Sie erheben, und eine Kopie dieser Daten zu erhalten.
• die Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn diese unrichtig, unvollständig oder veraltet sind oder wenn es für die weitere Speicherung durch Oerlikon keine Rechtsgrundlage mehr gibt.
• die Einschränkung oder Beendigung der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen und/oder unserer Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn Sie ein berechtigtes Interesse daran haben. Im Falle eines Widerspruchs beenden wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, sofern wir keine zwingenden Gründe vorlegen können, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten oder Freiheiten überwiegen, zum Beispiel wenn wir diese aus rechtlichen Gründen, zur Verteidigung unserer Rechte vor Gericht oder zur Erfüllung einer Garantieverpflichtung oder unserer vertraglichen Verpflichtung aufbewahren müssen.
• Wenn wir bestimmte personenbezogene Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung verwenden, haben Sie in Bezug auf diese personenbezogenen Daten das Recht auf Datenübertragbarkeit. In diesem Fall können Sie von uns verlangen, Ihnen die personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturieren, gängigen und maschinenlesbaren Format zu senden und diese einem anderen Rechtsträger zu übermitteln.
• Wenn wir personenbezogene Daten über Sie auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen (wenn Sie beispielsweise keine geschäftlichen Nachrichten mehr von uns erhalten wollen).
• Sie können auch jede Entscheidung anfechten, die über Sie mithilfe automatisierter Prozesse getroffen wird, und ihre Verifizierung verlangen, wenn diese Ihre eigenen Rechte erheblich beeinträchtigt.
• Sie können auch einen Anspruch bei einer Aufsichtsbehörde geltend machen, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen anwendbares Datenschutzrecht verstoßen oder Ihre Rechte verletzt hat.

Um unsere Marketing-E-Mails abzubestellen, befolgen Sie bitte die Anleitung in Paragraf 10.

Um eine einfache Bestätigung zu erhalten, dass Oerlikon personenbezogene Daten über Sie gespeichert hat, oder um die Berichtigung Ihrer geschäftlichen Kontaktdaten zu bewirken, kontaktieren Sie bitte Ihren Ansprechpartner im Vertrieb per E-Mail. Dabei müssen Sie relevante Informationen zum Nachweis Ihrer Identität in Form einer Kopie Ihres Ausweises vorlegen.

Für jedes andere Ersuchen oder im Falle von Bedenken über unsere Datenschutzrichtlinie oder die Art und Weise, wie Oerlikon Ihre personenbezogenen Daten verwendet, wenden Sie sich bitte direkt an unseren Datenschutzbeauftragten unter privacy.corporate(at)oerlikon.com.

Wenn Sie unseren Datenschutzbeauftragten oder unseren globalen Datenschutzbeauftragten mit Ihrem Ersuchen kontaktieren, geben Sie bitte Folgendes an: Ihren Vor- und Nachnamen, den Namen der Firma, für die Sie arbeiten, Ihre geschäftlichen Kontaktdaten (die Antwort wird an diese Kontaktdaten gesendet), das Oerlikon Unternehmen und/oder den Ansprechpartner im Vertrieb, mit dem Sie in Kontakt stehen, Ihr Anliegen oder Ersuchen, die von Ihrem Ersuchen betroffenen personenbezogenen Daten, relevante Informationen zum Nachweis Ihrer Identität in Form einer Kopie Ihres Ausweises (diese wird nur zu dem Zeitpunkt verwendet, wenn dies zur Verifizierung Ihrer Identität erforderlich ist, und dann gelöscht).

Datum: August 2020

¹ Diese Rechte beruhen auf der DSGVO, aber eventuell finden nicht alle in jedem Land Anwendung. In der Regel sehen Länder mindestens ein Recht auf Auskunft zu personenbezogenen Daten und ein Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten vor.