1. 定義
個人情報 : 直接的または間接的であるかを問わず、氏名、連絡先情報、職務、ID番号、オンライン識別子など、個人を特定するすべての情報を指します。
データ管理者 : 単独あるいは他との共同で、個人情報処理の目的および方法を判断する法人を指します。
処理 とは、個人情報または個人情報一式において実行されるすべての操作または一連の操作を指し、自動的手段によるものかそうでないかを問わず、収集、記録、組織化、構成化、保存、調整または修正、回収、相談、使用、転送による開示、配布あるいはその他の方法で入手可能にすること、整理または組合せ、制限、消去または破壊などを意味します。
2. データ管理者
データ管理者は、皆様の個人情報の収集、使用、処理に責任を持ち、適用されるデータ保護法が順守されていることを確認する法人です。
エリコンサーフェスソリューションズAGおよびエリコン バルザースの各関連会社は、各顧客、見込み顧客、外部関係者の管理に関連してデータ管理者として個別に行動します。個人情報の収集、使用、処理について法的に責任があるエリコン法人は、皆様が連絡を取り合うエリコンバルザース法人です。
しかし、複数のエリコンバルザース法人がサービスを一括して同じ顧客に提案または提供するために、顧客やデータを共有する場合は、当該エリコンバルザース法人は同顧客の個人情報に関して共同データ管理者として行動します。すなわち、個人情報の使用について共同で責任を負います。
3. 皆様の個人情報はいつCRMに記録されますか？
当社は皆様の個人情報を以下の場合にシステムに記録します。
- 皆様が会議やイベントの際、あるいは当社のウェブサイトのお問合せフォームを介して勤務連絡先情報を当社に提供され、かつ
- 皆様が当社から情報を入手したい、または当社との連携協業について話をしたい場合。
- あるいは、皆様がすでに顧客あるいはパートナーである場合。
4. 当社は皆様に関するどのような個人情報を収集しますか？
当社の製品やサービスは法人顧客のみに販売されることから、当社が収集する個人情報は限られます。
当社が通常、主に収集する皆様の個人情報は以下の通りです。
- 識別情報（氏名、姓名、役職、生年月日、該当する場合はIDカード情報など）。
- 勤務連絡先情報（電子メールアドレス、電話番号、住所、国名など）。
- 勤務先の職務、役職、部署、企業名、懸案となるプロジェクト、相互に締結する契約、関連のコミュニケーション（交渉、サービス案件、サービスの要請、製品、契約執行のフォローアップ、計画中または過去の期日についての情報など）。
- 得られた同意に関する情報、特に直接的なマーケティング活動における情報（提出日、同意の範囲など）。
5. 当社はなぜ皆様の個人情報を収集し、使用しますか？
当社は以下の目的のために必要な範囲で皆様の個人情報を使用します。
- 各顧客、見込み顧客、パートナーを含む外部関係者の連絡先情報、契約、コミュニケーションを一元化する。
- 皆様との関係を効率的に管理する。
- 機会および契約の交渉または締結を検討するかどうかを判断する。
- 契約の交渉、締結、執行および管理（販売、請求、サービスの提供、保証、アカウント管理、ミーティングなど）。
- 法的義務を果たす（賄賂対策、利害の対立、必要に応じて政府機関、所轄庁、裁判所から要求される個人情報の開示など）。
- 訴訟が発生した場合に当社の権利と利益を保護する。
- 当社のシステムおよび情報の安全を保護する。
- 直接的なマーケティング活動（事前同意対象）の管理、イベント、展示会、顧客会議を企画する。
6. データ処理の法的根拠
当社は皆様の個人情報を適切なデータ保護法に基づき処理します。
EU/EEA外において、個人情報処理の法的根拠が同意のみの時、当社は同意に基づき皆様の個人情報を収集します。もし同意が皆様の個人情報の収集および使用するための唯一可能な法的根拠でない場合、当社は皆様の個人情報を適切な法的根拠に基づき収集します。
EU・EEA内において、適切ななデータ保護法はEU一般データ保護規則2016/679（GDPR）であり、当社は皆様の個人情報を以下のGDPR法的根拠に基づいて処理します。
- 皆様の同意（第 6条、第1 項S. 1 （a））、第7条、第9条、第2項（a）GDPR）。
- これは直接的なマーケティング活動の場合です。皆様の同意が皆様の個人情報を処理する法的根拠である場合、皆様はその後いつでもその同意を取り消すことができます。
- 当社が皆様と契約関係に入り、契約の執行やあらゆる支払いを追跡し、皆様や皆様が所属する企業との交渉や契約の執行に関連する通信内容を閲覧・記録するなど、当社が契約上の義務（第6条、第1項S. 1 （b）GDPR）を果たす必要性。
- 当社、または第三者の正当な利益を追求する必要性（第6条、Abs. 1 S. 1（f）GDPR）。特に以下の場合。
- 皆様の個人情報を、皆様と当社の関係を管理するために使用する当社のシステムに記録し、かかる関係の管理や皆様との連絡に、かかる情報使用する場合。
- ITの観点からサポートを得るためにサプライヤーを採用する場合。
- ビジネスミーティングや展示会、イベント、ディナーを企画する場合や、これらの目的のために皆様の登録や食事要件を記録する場合。
- 皆様との交流方法や当社のサービスや販売プロセスを向上させるために個人情報を使用する場合。
- 監査や訴訟がある場合に、裁判所や規制当局に対して当社の権利や利益を守るために当社の通信内容を保管する場合。
- 法的義務（第6条、第1項（c）GDPR）。これはシステム内に税金のための情報を保管し、顧客から支払いを受けた証拠を保存し、契約の最終受益者を示し、顧客に関する適正評価を行う場合です。
7. 個人情報の開示
当社は、当社の活動へのサポートを得るため、またセクション5に記載された目的のために、必要な範囲で皆様の個人情報を以下の法人と共有します。
- OCエリコンマネジメントAG：報告目的、および当社の運営サポートのため。
- エリコンITソリューションズ（OIS）および外部サプライヤー：ITサポート、保守、データ保管のため。
- 運営に関して当社をサポートする外部サプライヤー。
- 専門コンサルタント、銀行、保険会社、公認会計士、弁護士、税理士。
- 皆様が参加されるイベントの共催者（皆様の同意の上）。
- 法的に要求がある場合、または訴訟における当社の権利を守る上で必要な場合、必要に応じて政府機関、関係当局、裁判所。
外部サービスプロバイダーは、特定の業務の実行に必要な個人情報のみへのアクセス権を保有し、適用されるデータ保護法、特に欧州連合一般データ保護規則2016/679/EC（GDPR）に沿って、個人情報の保護を確実にするために当社とデータ処理契約を締結しています。
吸収、統合、再編成、ジョイントベンチャー、その他類似する措置が取られた場合、皆様の個人情報は、皆様の企業との契約条項や必要な同意に従い、吸収・合併企業に共有されることがあります。
8. 海外へのデータ転送
顧客関係管理の目的で使用される当社のシステムは、タイランド国内で保存され管理されます。
しかし、当社は世界中に事業拠点を有するため、組織や人材は地理的に分散し、またITインフラもグローバルに展開されているため、セクション7に記載されている法人（皆様の個人情報に対するアクセス権を持つことができる法人）が海外に拠点を有し、国によってはデータ保護規制の水準が、皆様が居住する国や地域と同等ではない場合もあります。
皆様の個人情報が海外（特にEU、EEA、スイス以外で、欧州委員会の基準で「十分でない」国々）へ転送される必要がある場合、皆様の個人情報は以下のいずれかによって保護されることにご注意ください。
- すべてのエリコン法人グループが締結している、エリコンイントラグループデータ転送および処理契約。本契約は欧州委員会の標準契約条項に基づいており、皆様の個人情報が海外のエリコン法人に転送される際に、かかる情報を保護します。
- 皆様の個人情報がエリコングループ以外の組織に転送される場合は、データ転送契約（あるいは、データ転送契約が適用されるデータ保護法によって要求されない場合は他の適切な契約）。
9. データの保存期間
当社は、セクション5に記載された目的を果たす上で必要な期間に限り、皆様の個人情報を保存します。
通常、見込み顧客の個人情報に対しては、かかる見込み顧客と連絡を取り合っている期間、かかる見込み顧客のニーズを分析する期間、潜在顧客として見込みのある期間においてのみ、保存されます。見込み顧客としてのニーズを評価し、当社がかかるニーズに対応できないと判断すれば、かかる見込み顧客の個人情報は最終的に当社のシステムから削除される場合があります。また、見込み顧客からの要請に基づいて、かかる情報は削除されます（法的に保管が義務付けられる場合を除く）。
顧客の個人情報については、通常は契約関係が存在する期間のみ保存され、保存する法的義務がある場合、あるいは裁判所または規制当局に対して当社の権利を守るために必要な場合は、法的な時効が来るまで保管されます。皆様が長期に渡って当社の常連の顧客である場合は、将来のご注文に備え、契約終了後も個人情報を保存する場合もあります。
当社の顧客関係管理システムCRMに記録されている電子メールは、案件（事例、機会、見積りなど）が終了して6年後には削除されます。製造物責任に関連がある情報は、契約終了の12年後に削除されます。皆様の個人情報が上記の目的において保管される場合は、厳重に保管され、上記の目的においてのみアクセスされます。さらに、ドイツ法HGBでビジネスレターと分類される文書、あるいは会計および税務に関する文書に含まれる個人情報に対しては、法で定める保存期間（5年間または10年間）および安全期間（2年間）が適用されます。
毎年各暦年末に、当社はすべての連絡先を分析し、それらが依然として関連があり、保存する必要があるかどうかを検証し、ビジネス上、契約上、または法的要件を満たす上で、それ以上保存する必要がないと判断された個人情報は削除されます。例えば、見込み顧客や顧客以外の外部関係者から1年間連絡がなく、当社からのメッセージに応答しない場合などがこうしたケースに該当します。
10. 直接的なマーケティングに対する皆様の同意をどのように管理し、どのように購読を停止しますか？
当社から商業イベントへの招待、グリーティングカード、当社サービスについての資料の受信を希望する場合、皆様の情報が当社CRMシステムに登録された時点で送信されるメッセージのリンクをクリックするか、当社営業担当者にご希望の旨を電子メールにてお送りください。
イベント、メールマガジン、グリーティングカード、当社サービスに関連するマーケティング資料の受信購読登録をされている場合、以下の方法で随時その同意を取り消すことができます。
- 皆様が購読登録をした後に受信する確認の電子メールか、あるいは皆様に送信される商用電子メール内にある「購読停止」リンクをクリックする。
11. 個人情報に関する皆様の権利
適用されるデータ保護法に応じて、あなたには以下の権利があるかもしれません1
- 当社が、皆様に関する個人情報を収集しているかどうか、またかかる目的についての情報を知り、そのコピーを入手する。
- 皆様の個人情報が不正確、不完全、または古い内容である場合、またはエリコンがそれを保存する法的根拠がもはや存在しない場合は、当該個人情報の修正または削除を要求する。
- 皆様が、かかる正当な権利を持っている場合、当社による皆様の個人情報の使用を制限または終了することを要求する、あるいは当社による皆様の個人情報の使用に異議を申し立てる。 異議申し立ての場合、例えば、法によって保管を義務付けられている、訴訟で当社の権利を保護する、保証債務を遂行する、契約上の義務を順守するなど、皆様の利益、権利、自由に優先する絶対的な理由がない限り、当社は皆様の個人情報の使用を終了します。
- 当社が皆様の同意に基づいて特定の個人情報を使用する場合、EUまたはEEA内に居住されている皆様はデータ可搬性に対する権利を保有します。その場合、皆様は構造的で一般的かつコンピューターで解読可能な形式で当社から個人情報を入手すること、もしくは他の法人に転送させることを要求できます。
- 当社が皆様の同意に基づいて皆様の個人情報を収集している場合、皆様はその同意をいつでも取り消すことができます。当社から商用メッセージを受け取りたくなくなった場合などが、こうした場合に該当します。
- また、皆様を対象とした自動処理に関する決定について、それが皆様の権利に大きな影響を与える場合は、異議を申し立て、検証を求めることができます。
- 皆様の個人情報が、適用されるデータ保護法に違反する、あるいは皆様の権利が侵害されていると考えられる場合は、監督当局に苦情を申し立てることができます。
当社のマーケティング電子メールの購読を停止するには、セクション10のガイダンスに従ってください。
エリコンが皆様の個人情報を保有していることを簡単に確認するため、または皆様の勤務連絡先情報を修正するためには、連絡が取れる営業担当者まで電子メールにてご連絡ください。連絡先情報を変更したい場合は、皆様の身元を証明する関連情報をIDのコピーとしてご提示ください。
その他のご要望について、またエリコンのプライバシーポリシーや当社が皆様の個人情報を使用する方法についてご質問がありましたら、当社のローカル データプライバシーオフィス privacy.corporate(at)oerlikon.com まで直接ご連絡ください。当社のローカル データプライバシーオフィスに、ご要望を連絡される場合は、皆様のお名前、勤務先企業名、勤務連絡先情報（回答はこの連絡先に送信されます）、連絡を取り合うエリコン企業名、営業担当者名、皆様のご質問やご要望、ご要望の対象となる個人情報、IDのコピー（皆様の身元確認にのみ使用され、その後は消去されます）をご提示ください。
日付： 2020年5月
1 これらの権利はGDPRに基づいていますが、すべての国に適用されるわけではありません。一般に、諸国は少なくとも個人データへのアクセス権と、不正確または不完全な個人データの訂正を取得する権利を提供します。