1. Définitions
Données personnelles : toute information susceptible, directement ou indirectement, d'identifier une personne, telle que le nom, les coordonnées, la fonction, le numéro d'identification, l'identifiant en ligne;
Responsable de traitement : désigne l'entité juridique qui, seule ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles;
Le traitement désigne toute opération, ou ensemble d'opérations, effectuée sur des données personnelles ou sur des ensembles de données personnelles, que ce soit ou non par des moyens automatisés, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, le stockage, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la divulgation par transmission, diffusion ou mise à disposition de toute autre manière, le rapprochement ou la combinaison, la limitation, l'effacement ou la destruction.
2. Responsable de traitement
Le Responsable de traitement est l'entité juridique responsable de la collecte, de l'utilisation et du traitement de vos données personnelles et chargée de veiller au respect de la législation applicable en matière de protection des données personnelles.
Oerlikon Surface Solutions AG, et chacune de ses filiales du segment Oerlikon Balzers, agissent individuellement en tant que Responsable de traitement, concernant la gestion de leurs propres clients, clients potentiels, contacts externes. L'entité Oerlikon qui est Responsable de traitement pour vos données personnelles est l'entité avec laquelle vous êtes en contact ou avec laquelle vous avez un contrat.
Cependant, lorsque plusieurs entités du segment Oerlikon Balzers partagent les données personnelles de clients afin de proposer ou de fournir des services collectivement à un même client, les entités d'Oerlikon Balzers concernées agissent en tant que Co-Responsables de traitement pour ce qui est de l'utilisation des données personnelles du même client, cela signifie qu'elles sont collectivement responsables de l'utilisation de ces données.
3. Quand enregistrons-nous les données personnelles vous concernant dans notre système CRM ?
Nous enregistrerons vos données personnelles dans notre CRM (« Customer Relationship Management » system) et autres systèmes de gestion de la relation client, si:
- vous nous avez communiqué vos coordonnées professionnelles lors d'une conférence, d'une réunion ou de tout autre événement ou par le biais des formulaires de contact de notre site web ET que ;
- vous nous faites savoir que vous souhaitez faire partie de nos contacts professionnels, obtenir des informations ou discuter de la manière dont nous pourrions travailler ensemble OU
- vous êtes un client existant, un partenaire.
4. Quelles sont les données personnelles que nous recueillons à votre sujet ?
Étant donné que nous commercialisons nos produits et services uniquement auprès d'entreprises (BtoB), nous recueillons un nombre limité de données personnelles concernant nos contacts externes et clients.
Les données personnelles que nous recueillons généralement à votre sujet sont vos :
- Données d'identification (ex : prénom, nom.) ;
- Coordonnées professionnelles (ex : adresse électronique, numéro de téléphone, adresse, pays) ;
- Données professionnelles : telles que votre fonction, votre titre, votre département/équipe, l'entreprise pour laquelle vous travaillez, les projets discutés ou les contrats suivis avec vous et les communications connexes (ex : négociation, services fournis, demande de services, produits, suivi de l'exécution des services, informations sur les délais prévus et/ou passés) ;
- Informations concernant tout consentement accordé, en particulier pour des activités de marketing direct (par exemple, la date de soumission, la portée du consentement).
5. Pourquoi collectons-nous et utilisons-nous des données personnelles vous concernant ?
Nous utiliserons vos données personnelles dans la mesure nécessaire aux fins suivantes :
- Centraliser nos coordonnées, documents et communications avec chacun de nos clients, clients potentiels, contacts externes y compris les partenaires ;
- Gérer notre relation avec vous de manière efficace ;
- Evaluer les opportunités et déterminer si nous sommes intéressés à collaborer ;
- Négocier, conclure, exécuter et gérer nos contrats (par exemple, facturation, prestation de services ; garantie, gestion des comptes, réunions) ;
- Remplir nos obligations légales (par exemple : lutter contre la corruption, les conflits d'intérêts, divulguer sur demande les données personnelles requises par les institutions gouvernementales, autorités publiques compétentes ou tribunaux),
- Protéger nos droits et nos intérêts en cas de litige ;
- Protéger la sécurité de nos systèmes et de nos informations ;
- Gérer les activités de marketing direct (sous réserve de votre consentement préalable) et organiser des événements, des salons et des rencontres avec les clients.
6. Bases juridiques du traitement des données
Nous traitons vos données personnelles conformément à la législation applicable en matière de protection des données personnelles et en particulier le RGPD et la loi Informatique et Libertés.
En dehors de l'UE/EEE, lorsque la collecte et le traitement des données personnelles requiert systématiquement le recueil du consentement, nous collectons des données personnelles sur la base du consentement. Si le consentement n'est pas le seul motif juridique possible pour la collecte et l'utilisation de vos données personnelles, nous recueillerons vos données personnelles sur la base du motif juridique applicable.
Au sein de l'UE/EEE, la loi applicable en matière de protection des données est le règlement général de l'UE sur la protection des données 2016/679 (RGPD), et nous traitons vos données personnelles sur la base des bases juridiques suivantes du RGPD :
- Votre consentement (art. 6, al. 1, S. 1, lit. a), art. 7, art. 9 al. 2 lit. a) PIBR).
- C'est le cas pour des activités de marketing direct. Si nous nous référons à votre consentement comme base juridique pour le traitement de vos données personnelles, vous pouvez alors révoquer votre consentement à tout moment;
- La nécessité d'établir une relation contractuelle avec vous et de remplir nos obligations contractuelles (art. 6 al. 1 S. 1 lit. b) RGPD) comme par exemple, lorsque nous effectuons un suivi des paiements, lisons et enregistrons des communications avec vous (ou votre entreprise) en relation avec la fourniture d'un service.
- La nécessité de poursuivre nos intérêts légitimes, ou les intérêts légitimes de tiers (art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) RGPD), notamment :
- l'enregistrement de vos données personnelles dans nos systèmes utilisés pour la gestion de notre relation avec vous et l'utilisation de ces données personnelles afin de gérer notre relation et de communiquer avec vous
- lorsque nous engageons des fournisseurs pour obtenir un soutien d'un point de vue informatique ;
- lorsque nous organisons des réunions d'affaires ou des salons, des événements, des dîners et que nous enregistrons votre inscription et vos souhaits à l’occasion de ces évènements ;
- lorsque nous utilisons des données personnelles pour améliorer la façon dont nous interagissons avec vous et nos processus de service et de vente ;
- lorsque nous archivons nos communications afin de défendre nos droits et nos intérêts devant un tribunal ou une autorité de régulation en cas d'audit ou de litige ;
- Une obligation légale (art. 6 al. 1 c) RGPD) : c'est le cas lorsque nous archivons des informations pour des raisons fiscales, conservons la preuve d'un paiement effectué par un client, indiquons le bénéficiaire final d'un contrat, effectuons toute diligence raisonnable concernant les clients dans nos systèmes.
7. Divulgation de données personnelles
Nous partagerons vos données personnelles avec les entités ci-dessous, lorsque et dans la mesure du nécessaire, afin d'obtenir un soutien dans notre activité et de garantir les objectifs mentionnés plus haut dans le chapitre 5 :
- OC Oerlikon Management AG (maison mère) à des fins de reporting, et de soutien dans nos opérations ;
- Oerlikon IT Solutions (OIS), et nos fournisseurs externes, à des fins d’obtention de support informatique, tel que la maintenance informatique, l’hébergement/stockage de systèmes ;
- Les fournisseurs externes qui nous fournissent des services nécessaires à la poursuite de nos activités ;
- Consultants, banques, compagnies d'assurance, comptables agréés, avocats, conseillers fiscaux ;
- Les coorganisateurs des événements auxquels vous souhaitez participer (avec votre consentement) ;
- Les institutions gouvernementales, autorités ou tribunaux compétents sur demande, si la loi l'exige ou si nécessaire, pour défendre nos droits dans un litige.
Les prestataires de services externes n'ont accès qu'aux données à caractère personnel dont ils ont besoin pour l'exécution de leurs tâches spécifiques. Nous signons avec eux un accord de traitement des données afin de garantir la protection des données à caractère personnel conformément aux lois applicables en matière de protection des données.
Dans le cas d’opérations de fusion-acquisition, restructuration, création de joint-venture, ou procédures similaires, vos données à caractère personnel peuvent être partagées avec la société acquérante ou fusionnée, sous réserve des conditions de notre accord avec votre société et de tout consentement requis.
8. Transfert de données personnelles vers un pays étranger
Les serveurs sur lesquels sont hébergés nos systèmes utilisés pour la gestion de la relation client sont localisés au Liechtenstein.
Toutefois, du fait de la nature internationale de notre groupe, de notre structure informatique et ses activités, de notre organisation et ses ressources humaines décentralisées, les entités ayant accès aux données personnelles énumérées dans le chapitre 7 ci-dessus peuvent être situées à l'étranger et dans des pays qui peuvent ne pas offrir le même niveau de protection des données personnelles que la France.
Veuillez noter que lorsque vos données personnelles doivent être transférées à l'étranger (et notamment en dehors de l'UE/EEE/Suisse, vers des pays "non adéquats" selon la Commission européenne), vos données personnelles seront protégées soit par :
- Notre contrat intra-groupe de transfert de données personnelles (Oerlikon Intra Group Data Transfer and Processing Agreement) signé par les entités du groupe Oerlikon. Cet accord est basé sur les clauses contractuelles type de la Commission européenne et protège vos données personnelles lors de leur transfert à l'étranger vers les entités Oerlikon.
- Un accord de transfert de données personnelles (basé également sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne) si le destinataire de vos données personnelles n'est pas une entité du Groupe Oerlikon.
9. Durée de conservation des données personnelles
Nous conservons vos données personnelles pendant la période nécessaire pour atteindre les objectifs énumérés au Chapitre 5.
En général, pour les clients potentiels : nous conservons leurs données personnelles tant que nous sommes en contact avec eux, que nous analysons leurs besoins et qu'ils nous font part de leurs attentes. Si, après évaluation de leurs besoins en tant que client potentiel, nous estimons ne pas être en mesure d'y répondre positivement, nous pouvons décider unilatéralement de supprimer leurs données personnelles de nos systèmes. Nous supprimerons également leurs données personnelles s'ils nous le demandent (à condition que nous ne soyons pas obligés de les archiver pour des raisons juridiques).
Pour les clients : nous conservons généralement leurs données personnelles pendant la durée de notre relation contractuelle et nous les archivons ensuite pour la période de prescription légale. Si vous êtes un client régulier depuis de longues années, nous pouvons également conserver vos données personnelles après la fin d'un contrat afin de faciliter la gestion de vos futures commandes.
Les courriels enregistrés dans nos systèmes de gestion des relations avec la clientèle en lien avec l’analyse d’une nouvelle opportunité (business case) sont supprimés après la clôture du dossier (par exemple, Cas, Opportunité, Devis) au bout de 6 ans. Les informations qui peuvent devenir pertinentes en ce qui concerne la responsabilité du fait des produits sont supprimées 12 ans après l'exécution du contrat. Si vos données personnelles sont archivées aux fins susmentionnées, elles seront conservées en toute sécurité et ne seront accessibles qu'aux fins susmentionnées. En outre, si des données personnelles sont incluses dans des documents ayant trait à des questions comptables et fiscales, elles seront conservées pendant des périodes de conservation légales, avec une période de sécurité de deux ans.
Chaque année, à la fin de l'année civile respective, nous analysons tous nos contacts et vérifions s'il est toujours pertinent et nécessaire de les conserver. S'il n'y a pas de nécessité commerciale, contractuelle ou légale de conserver vos données personnelles, celles-ci sont alors supprimées. Par exemple, si nous n'avons pas eu de nouvelles d'un client potentiel ou d'un contact externe (autre qu'un client) pendant un an, et qu'il/elle ne répond plus à nos messages, ses données personnelles seront supprimées de nos systèmes.
10. Comment gérer votre consentement aux messages de marketing direct et vous désabonner ?
Si vous souhaitez recevoir des invitations à nos événements, des cartes de vœux, des informations sur nos services, vous pouvez soit :
- cliquer sur le lien hypertexte prévu à cet effet dans le message envoyé de façon automatique par notre système CRM dès que vous êtes enregistré dans nos systèmes, ou ;
- envoyer votre demande par e-mail au commercial (Sales Person) avec lequel vous êtes en contact.
Si vous vous êtes inscrit pour recevoir des invitations à des événements, des bulletins d'information, ou des informations commerciales sur nos services, vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment en cliquant sur le lien "Se désabonner" inclus soit dans l'e-mail de confirmation que vous avez reçu après l'inscription, soit dans tout e-mail commercial qui vous a été envoyé.
11. Vos droits sur vos données personnelles
Conformément à la législation applicable en matière de protection des données personnelles, vous avez les droits suivants :1:
- savoir si nous recueillons des données personnelles vous concernant, et pour quelle finalité, et en obtenir une copie ;
- demander la correction ou la suppression de vos données personnelles si elles sont incorrectes, incomplètes, obsolètes ou si Oerlikon n'a plus de raison légale de les conserver ;
- demander la restriction, ou la cessation, de l'utilisation de vos données personnelles et/ou vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles si vous avez un intérêt légitime. En cas d'objection, nous mettrons fin au traitement de vos données personnelles, sauf si nous avons des raisons impérieuses de les utiliser qui l'emportent sur vos intérêts, droits ou libertés, comme par exemple une obligation légale, la nécessité de défendre nos droits devant un tribunal, répondre à une obligation de garantie ou respecter nos obligations contractuelles.
- si nous utilisons vos données personnelles, sur la base de votre consentement, vous avez droit à la portabilité de ces données personnelles. Dans ce cas, vous pouvez demander à obtenir une copie de vos données personnelles, dans un format électronique aisément utilisable, et nous demander de les faire transmettre à une autre entité de votre choix;
- Si nous avons recueilli des données personnelles vous concernant sur la base de votre consentement, vous pouvez le révoquer à tout moment (par exemple si vous ne souhaitez plus recevoir de messages commerciaux de notre part) ;
- Vous pouvez également contester et demander la vérification de toute décision qui serait prise à votre sujet, sur la seule base d'un processus automatisé et qui affecterait de manière significative vos propres droits (aux fins d’éviter tout malentendu, Oerlikon n’a pas pour politique de prendre de décision concernant ses clients et contact extérieurs sur la seule base d’une application ou d’un système automatisé) ;
- Vous pouvez déposer plainte auprès de l’autorité nationale de protection des données personnelles (la CNIL), si vous estimez que vos données personnelles ont été traitées en violation de la législation applicable en matière de protection des données personnelles.
Pour vous désabonner de nos courriers électroniques commerciaux, veuillez suivre les indications du chapitre 10.
Pour obtenir une simple confirmation que Oerlikon détient des données personnelles vous concernant ou pour obtenir la correction de vos coordonnées professionnelles, veuillez contacter le commercial avec lequel vous êtes en contact par e-mail. Vous devez fournir des informations pertinentes pour prouver votre identité, comme une copie d'une pièce d'identité.
Pour toute autre demande, ou si vous avez des inquiétudes concernant notre politique de protection des données personnelles ou la manière dont Oerlikon utilise vos données personnelles, veuillez contacter directement le délégué à la protection des données personnelles du groupe Oerlikon à l'adresse suivante : privacy.corporate(at)oerlikon.com.
Lorsque vous contactez notre délégué à la protection des données personnelles, pour votre demande veuillez indiquer: vos nom, prénom, nom de la société pour laquelle vous travaillez, vos coordonnées professionnelles (la réponse vous sera envoyée à ces coordonnées), la société Oerlikon et/ou le commercial avec lequel vous êtes en contact, votre préoccupation ou votre demande, les données personnelles couvertes par votre demande, les informations pertinentes pour prouver votre identité telle qu’une copie d'une pièce d'identité (elle ne sera utilisée que le temps nécessaire pour vérifier votre identité et sera ensuite supprimée).
Date de dernière modification : Août 2020
1 Ces droits sont basés sur le RGPD.